Инструкция по работе с 1С - Заказ поставщику

Заказ Поставщику создается при необходимости в приобретении товаров, работ или услуг.

ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ ЗАКАЗА ПОСТАВЩИКУ

Есть два способа создания Заказа поставщику:

• Из меню «Заказы на производство», если данный расход связан непосредственно с выполнением работ по Договору (субподрядные работы).

• Из меню «Закупки», если расход не имеет отношения к выполнению работ по Договору (хозяйственные, производственные расходы).

1. Создание Заказа поставщику из меню «Заказы на производство».

Перед тем, как вводить Заказ поставщику, необходимо проверить, не поступал ли он ранее.

Для этого нажимаем кнопку с изображением связей.

В открывшемся окне видим все существующие связи с данным Заказом на производство

Если в открывшемся окне уже есть заказ поставщику, который Вы собираетесь вводить, то повторно этого делать не нужно.

Кроме того, если у Вас ранее был оплачен авансовый платеж поставщику, то окончательный расчет должен быть привязан к тому же заказу поставщику.

Если в открывшемся окне нет заказа поставщика, который Вы собираетесь вводить, то переходим к следующему шагу.

1. Создаем Заказ поставщику на основании Заказа на производство

2. Создание Заказа поставщику из меню «Закупки», если заказ не связан с выполнением работ по договору (субподрядных работ).

3. Заполнение Заказа поставщику

• В поле «Организация» выбрать организацию, для которой приобретается товар,работа или услуга.

• Выбираем поставщика товаров, работ или услуг. Наименование контрагента необходимо вводить по ИНН указанному в счете, договоре Поставщика.

Важно вводить по ИНН, т.к. некоторые контрагенты имеют идентичное наименование

• В поле «Договор» выбираем договор, на основании которого мы работаем с данным поставщиком. Если сотрудник по каким-то причинам не знает, по какому договору организация работает с поставщиком– выбираем «Основной договор».

• В поле «ЦФО», выбрать ЦФО, к которому относится данный заказ поставщику (расход) , из предложенного списка

(выбрать необходимо то ЦФО, которое,  в дальнейшем, будет указываться на штампе в приходных накладных от поставщика)

* Например.

В заказе на производство вид работ «ЛАБ-ХИ», тогда выбираем ЦФО «ЛАБ-ХИ, ЦФО»

В заказе на производство вид работ «ИЭИ», тогда выбираем ЦФО «ИЭИ, ЦФО»

За оплату канцелярских товаров отвечает Отдел обеспечения основной деятельности, выбираем «Михалева Ю.П., ЦФО»

• В поле «Поступление» поставить планируемую дату поставки или выполнения работ, услуг Поставщиком

• Вкладка «Товары и услуги».

Необходимо указать приобретаемый товар, оказанные работы или услуги, выполняемые по договору с выпадающего списка и их стоимость.

- Заполнить номенклатуру, выбрав из справочника (Показать все)

Выбираем категорию «Услуги и материалы (Адванта)» - если заказ создан на основании заказа на производство

Перечень номенклатуры и направление осуществляемых расходов указано в каждом из наименований категории «Услуги от поставщика»

• Расходы на управление (7 Административное управление)

• Расходы на собственные нужды (1 Управление по работе с персоналом, 3 Финансовое управление)

• Расходы на производство (4А Техническая дирекция, 4Б Управление экологического проектирования, 4В Испытательная лаборатория, 4 Управление колмплексного проектирования, 5 Управление стандартизации и квалификации)

• Расходы на продажи (2 Коммерческое управление)

• Расходы на продвижение (6 Управление маркетинга и PR)

- Указать цену работ и ставку НДС

Цена указывается в полном объеме по договору! Т.е., если у Вы заводите счет на авансовый платеж, то сумму всеравно нужно указать полную.

Если НДС предусмотрено, а такое поле отсутствует, то нужно изменить параметр ставки НДС

В зависимости от того, нужна вам ставка НДС или нет, выбираем нужный пункт:

Облагается (с НДС) или Не облагается (без НДС)

• № вх. Документа – нужно ввести счет на оплату.

Номер вносим полностью, как указано в счете!

• Вкладка «Дополнительно». Вносим данные по ответственным за заказ работ Поставщику.

• Ответственное ЦФО (подразделение)

После того, как все заполнили переходим на вкладку Файлы Необходимо прикрепить документы по данному заказу: Договор (или спецификацию к рамочному договору) и счет на оплату.

Возвращаемся на вкладку Основное

• Нажать «Провести и закрыть».

Как узнать, оплачен ли заказ поставщику.

После того, как Заказ поставщику оплачен, меняется цветовой индикатор в столбце Оплата.

После того, как заказ поставщика выполнен, необходимо предоставить закрывающие документы в секцию Учета первичной документации (УПД-7) Финансового управления (У-3). За предоставление закрывающих финансовых документов отвечает сотрудник, указанный в графе Ответственный на вкладке Дополнительно Заказа поставщику.

По рамочным договорам с поставщиками необходимо каждый раз создавать отдельный заказ по каждой отдельной спецификации (или объекту).

! Рамочный договор необходимо прикрепить в файлы контрагента, новую спецификацию и счет прикрепляем к заказу поставщику.

! Прикрепление данных документов является обязательным требованием

1. Прикрепляем скан рамочного договора к контрагенту

Выбираем нужный договор и нажимаем Открыть

Готово, договор прикреплен

Переходим на вкладку основное и нажимаем Записать и закрыть

2. К Заказу поставщику в разделе Файлы должен быть прикреплен счет и спецификация к рамочному договору

С инструкцией по работе в базе 1С - Заказ поставщику, Вы можете ознакомиться перейдя по ссылке: Файл:003 - 1С УНФ - Заказ поставщику ред. 06.08.2024.pdf