Инструкция по работе с закрывающими документами от Поставщиков (субподрядчиков)

В настоящее время сложилась ситуация, что на подпись к Генеральному директору попадает большое количество бухгалтерских документов от наших поставщиков, а именно: товарные накладные (форма ТОРГ-12), универсальные передаточные документы и акты выполненных работ (услуг), по данным документам невозможно идентифицировать были ли фактически получены товарно-материальные ценности (далее-ТМЦ), или оказаны работы (услуги) в полном объеме.

В случае подписания подтверждающих документов на поставку ТМЦ, оказание работ (услуг), приводит к образованию кредиторской задолженности, т.е. обязательств по их оплате, так как подписанием, мы подтверждаем получения ТМЦ, оказание работ (услуг)

Исходя из вышеизложенного принимается следующий порядок работы:

1. ПОРЯДОК РАБОТЫ ПРИ ПОЛУЧЕНИИ ТОВАРОВ

Основными документами, подтверждающими факт получения ТМЦ от поставщика, являются Универсальный передаточный документ (далее-УПД) или счет-фактура и товарная накладная (унифицированная форма ТОРГ-12), в случае работы поставщика без НДС, только товарная накладная (унифицированная форма ТОРГ-12)

Фактическое получение ТМЦ с 01.03.2021г. осуществляется сотрудниками, по предварительно заказанным доверенностям на получение ТМЦ. Оформление и выдача доверенностей осуществляется в УПД-7.

Сотрудник, на которого была оформлена доверенность и который фактически получил ТМЦ подписывает документы от поставщика, в части:

• УПД:

- Строка «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял»

Указывается должность, подпись, расшифровка ФИО, дата получения ТМЦ

• Товарная накладная (унифицированная форма ТОРГ-12)

- Строка «По доверенности»

Указывается номер и дата доверенности

- Строка «выданной»

Указывается какой организацией выдана доверенность, должность и ФИО на кого оформлена доверенность

- Строка «Груз принял»

Указывается должность, подпись, расшифровка ФИО

- Строка «Груз получил грузополучатель»

Указывается должность, подпись, расшифровка ФИО, дата получения ТМЦ

Печать на УПД или (унифицированная форма ТОРГ-12), ставится в П-2 и передается 1-й экземпляр – поставщику, 2-й экземпляр в УПД-7 по стандартным коммуникационным линиям.

2. ПОРЯДОК РАБОТЫ ПРИ ПОЛУЧЕНИИ УСЛУГ

Основным документом, подтверждающим факт оказания услуг поставщиком (субподрядчиком), является акт приемки-передачи выполненных работ (далее-АВР), в котором ПРОИНЖГРУПП, РЕМГЕОСЕРВИС и ЭНГЕРТА ПРОЕКТ выступают в роли Заказчика.

АВР от поставщиков, полученные Д-2 через курьеров, предаются исполнителю согласно данным Листа доставки.

При отсутствии листа доставки (например, когда в лаборатории с протоколами отдали счета и АВР) сотрудник Д-2 направляет документы исполнителям согласно следующему алгоритму:

В У-4А документы от контрагентов: ФМБА, ГОРИЗОНТ, Центральное УГМС, МОСГЕОЛАБ, МОСДОРГЕОТРЕСТ, ВЕНТУРА, ГЕОТРЕСТ, КАНАЛ имени МОСКВЫ, ГЕОИНЖСЕРВИС, ЦГИ, МСЛ, МОСКОМАРХИТЕКТУРА, ИП ООРЖАК, ИП БУКИНА.

Также в У-4А направляются документы, в предмете работ которых описаны изыскательские, топографические, буровые, геологические, геофизические, геодезические, гидрогеологические, земляные работы, моделирование, получение фондовых/архивных материалов, фоновых справок, лабораторные исследования.

В У-4Б документы от контрагентов: ФГБУЗ ЦГиЭ по Московской области, ФГБУЗ ЦГиЭ по Москве, ЦЛАТИ ПО ЦФО, ИЛЦ ЭКОЛОГИЯ, ИЦ НОРТЕСТ, ВИКИНГ, ЭКОПОЛЕ, МКМ, ТПК БЫТПРОМ, ЭКОЛЭК, РУМБ-ГС.

Также в У-4Б направляются документы, в предмете работ которых описаны проектные, кадастровые работы, экспертная оценка, экспертиза, экспертное заключение, замеры, измерения, лабораторные исследования.

В случае, когда нельзя идентифицировать внутреннего заказчика работ и  сотрудник Д-2 не знает кому отправить документы, сотруднику Д-2 необходимо просмотреть заказы поставщикам в Программе 1С: УНФ, найти ФИО «Ответственный» по раннее введенным заказам от данного субподрядчика.

Также АВР от поставщиков (субподрядчиков) могут поступать непосредственно исполнителю, например, при личной встрече или на совещании.

При поступлении АВР от поставщиков (субподрядчиков) в подразделение, внутренний заказчик работ должен на нашем экземпляре поставить в правом нижнем углу штамп и заверить его подписью руководителя управления, тем самым подтверждая, что услуги в полном объеме оказаны.

*если сотрудник не является работником организации заказчика работ, то подпись и расшифровка ставятся карандашом.

С оборотной стороны документов, в левом нижнем углу листа, от поставщиков, ставится штамп принадлежности к ЦФО.

Если по условиям договоров с поставщиками (субподрядчиками), либо устных договоренностей, предусмотрены такие условия оплаты как:

• После выполнения работ (оказания услуг), получения ТМЦ;

В оплату счета должны поступать только после подписания УПД, товарной накладной (унифицированная форма ТОРГ-12), сотрудниками ответственными за получение ТМЦ.

В случае оказания услуг (выполнения работ), после подтверждения выполненных работ (оказанных услуг) по АВР, руководителями управлений.

• Авансирование.

В случае предварительной оплаты (аванса) поставщику (субподрядчику), работник ответственный за внесение счета на оплату в 1 С:УНФ, должен проконтролировать, что после фактического получения ТМЦ, оказанной услуги (выполненной работы) от поставщика (субподрядчика) закрывающиеся документы такие как: Акт выполненных работ (АВР), Универсальный передаточный документ (далее-УПД) или счет-фактура и товарная накладная (унифицированная форма ТОРГ-12), в случае работы поставщика без НДС, только товарная накладная (унифицированная форма ТОРГ-12) были в полном объеме переданы в УПД-7, оформленные надлежащим образом.          

Все документы на приобретение услуг, проверенные внутренним заказчиком, передаются в секцию УПД-7 для проверки. Сотрудник секции УПД-7 проверяет документы на наличие необходимых реквизитов и передает на подписание Генеральному директору, либо подписанту по доверенности. После подписания документов сотрудник секции УПД-7 передает экземпляры поставщиков внутреннему заказчику для дальнейшей передачи поставщику.

3. ПОРЯДОК РАБОТЫ ПРИ ПРИОБРЕТЕНИИ ПРОСЛЕЖИВАЕМЫХ ИМПОРТНЫХ ТОВАРОВ

Система прослеживаемости касается только импортных товаров, которые обращаются в России.

С 08.07.2021г прослеживаемости подлежат импортные товары, находящиеся в собственности организаций и ИП. В перечень прослеживаемых товаров вошли:

• профессиональная и бытовая техника, в частности: холодильники, стиральные машины, компьютерные мониторы, проекторы, телевизионные приставки;

• дорожный, подъемный и иной спецтранспорт (например, бульдозеры, грейдеры, погрузчики);

• детские коляски и детские автокресла.

При реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, продавец должен выставить в адрес покупателя счет-фактуру, УПД в электронном виде (т.е. через электронный документооборот, далее по тексту-ЭДО).

В ООО «ПРОИНЖГРУПП» спецоператорами по работе с ЭДО являются Контур.Диадок, СБИС.

В ООО «ЭНГЕРТА ПРОЕКТ», ООО «РЕМГЕОСЕРВИС»- СБИС.

При выставлении документов от поставщиков по ЭДО, работник секции УПД-7, после получения закрывающих документов по ЭДО, согласовывает подписание первичного документа с внутренним заказчиком.

В случае обнаружения ошибок в реквизитах обновленных форм счетов-фактур и УПД работник секции УПД-7, отклоняет документ от Подрядчика, с указанием ошибок и направляет уведомление по эл.почте внутреннему заказчику о том, что документ не принят.

Внутренний заказчик самостоятельно связывается с Поставщиком/Подрядчиком для получения корректно заполненных документов.

Выполнение данного алгоритма взаимодействия между всеми участниками с нашей стороны позволит упорядочить работу по:

- подписанию первичной документации;

-  исключению ошибок;

- реальному отражению кредиторской задолженности;

- обеспечит ее полное и своевременное отражение в учете Общества.

С полной версией Правил соблюдения режима рабочего времени, Вы можете ознакомиться перейдя по ссылке: Файл:Инструкция по работе с ПЕРВИЧКОЙ ред. 01.06.2022.pdf