Оргструктура
Организационно-функциональная структура компании
– это схема, которая отражает последовательность функций. В компании есть определенные функции, например производство, маркетинг, продажи, учёт, найм сотрудников, финансы и т.д. Все эти действия выполняются и должны выполняться в определенном порядке для того, чтобы никто не мешал друг другу, а также для того, чтобы не делать лишних действий. Для этого на оргструктуре все действия разнесены по семи управлениям, каждое из которых отвечает за свою область деятельности, а управления выстроены в определенном порядке. Каждое управление разделено на отделы, а каждый отдел состоит из секций. Такие названия введены, чтобы никто не путался в функциях и размерах подразделений. Запомнить не сложно: Управление/Дирекция → Отдел → Секция.
Внутри этих подразделений размещены сотрудники, которые либо руководят этими подразделениями, либо выполняют в них определенные функции.
Пост — это место, которое занимает сотрудник на оргструктуре компании. Если сотрудник находится в секции продаж, во 2-м отделе, и выполняет функции продавца, то можно сказать, что он «находится на посту продавца».
КАК СОТРУДНИК МОЖЕТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ОРГСТРУКТУРУ
Каждый сотрудник может использовать Организационно-функциональную структуру для того, чтобы:
1. Разобраться, какие в компании есть подразделения (управления/дирекции, отделы, секции), как они называются, какие функции они выполняют и какие продукты производят.
2. Выяснить, к кому обратиться по какому вопросу. Например, если вам нужно узнать, кто отвечает за снабжение офиса питьевой водой - вы можете узнать это из оргструктуры. Если вам нужно узнать, чем занимается сотрудник, сидящий за соседним столом, и по каким вопросам к нему можно обращаться - вы также можете узнать это, найдя его фамилию на оргструктуре.
3. Поскольку оргструктура — это схема, состоящая из постов, внимательно изучив ее, вы можете узнать, какие посты в компании не заняты и какой пост вы могли бы занять в будущем.
Для того чтобы полностью разобраться с Организационно-функциональной структурой компании, выполните 2 действия:
а) внимательно изучите оргструктуру, фиксируя в блокноте вопросы, которые у вас возникают. Задайте эти вопросы сотруднику 1-го Управления, ответственному за ввод в должность.
б) найдите на оргструктуре пост, который вы хотели бы занять в будущем, и спросите у своего непосредственного руководителя, какие условия необходимо выполнить, чтобы это произошло.
Командные и коммуникационные линии.
Сотрудники компании общаются между собой, для того чтобы совместными усилиями производить результат своей деятельности. Однако если все сотрудники будут общаться со всеми одновременно, то будет очень много разговоров и, скорее всего, мало результата.
Чтобы не создавать сложностей в общении, было введено понятие «линии коммуникации». Линия коммуникации — это линия, по которой двигаются сообщения от сотрудника к сотруднику. Линий коммуникации бывает два вида:
Командные линии — это линии, которые работают снизу-вверх и сверху вниз по организационной структуре. Руководители направляют по командным линиям приказы и распоряжения, которые каким-то образом изменяют обычную работу сотрудника. Например, сотрудник выпускает по 100 отчётов в месяц и делает это хорошо, руководитель выпускает приказ о назначении сотрудника на более высокий пост - начальника секции.
Сотрудники направляют по командной линии отчеты о выполнении тех приказов и распоряжений, которые были им поставлены. А также направляют предложения по изменению чего-либо. Например, сотрудник считает, что инструкция по работе со станком устарела, и предлагает ее заменить. При этом он направляет сообщение руководителю с предложением по изменению инструкции.
Коммуникационные линии — это линии, по которым между собой общаются сотрудники. По коммуникационным линиям не могут направляться сообщения, которые изменяют обычную работу сотрудника. Однако если что-то, как вы знаете, относится к обычной работе сотрудника, вы можете взаимодействовать с ним по коммуникационной линии. Например, если у вас закончились ручки или нет бумаги для записей, вам нужно обратиться напрямую к тому сотруднику, который отвечает за обеспечение компании канцелярскими товарами (он находится в 1-м управлении).
Как использовать линии коммуникаций.
Лучше всего направлять все сообщения письменно. Это сильно экономит время, потому что сказанное устно сотрудник может просто забыть или сделать не полностью. Когда же сообщение будет письменным, шанс на то, что послание дойдет до адресата, намного выше.
Никогда не направляйте письменное послание сразу нескольким сотрудникам, это может привести к тому, что каждый из них выполнит задачу и окажется, что их время было потрачено зря, а вы будете думать, как использовать 10 одинаковых результатов задачи. Одно сообщение (задача) - один получатель.
Командные линии отделены от коммуникационных, чтобы не загружать руководителей лишней информацией. Возвращаясь к уже рассмотренному примеру, если вам нужно пополнить запас канцелярских принадлежностей, то нет смысла сообщать эту информацию вашему руководителю или руководителю 1-го Управления. Об этом нужно просто сообщить ответственному за обеспечение канцелярскими товарами. Руководителям всех уровней, как правило, поступает очень много различных задач, распоряжений, предложений и т.д., если к ним добавить еще и сообщения, которые на самом деле не требуют их вмешательства, - это просто создаст завал у руководителя, и вместо того чтобы заниматься работой, он будет разбираться со свалившимися на него сообщениями.
Командные линии нужно задействовать только тогда, когда вы хотите что-то изменить в своей обычной работе, либо когда вам нужно получить разрешение на какое-то действие. Например, если продавец хочет предоставить клиенту скидку в 10% при том, что обычно скидка не превышает 5%, то ему нужно обратиться к своему непосредственному руководителю (начальнику отдела продаж) и письменно изложить свое предложение с указанием, какому клиенту, какую скидку и по какой причине нужно предоставить. Руководитель, получив такое предложение, может либо одобрить его, либо отклонить, указав причину.