Порядок действий для оформления командировок

В настоящее время в компании не регламентирован порядок действий, которые необходимо осуществить для оформления командировки.

Настоящая инструкция описывает порядок и последовательность действий сотрудника, которые ему необходимо осуществить для оформления командировки.

1. НАПИСАНИЕ ЗАДАЧИ В СЕКЦИЮ КДП-1.

1.1. Сотрудник, который едет в командировку, пишет задачу в секцию КДП-1 и отправляет ее по командным линиям.

1.2. В задаче указывается:

• ФИО сотрудника, который отправляется в командировку

• Сроки командировки

• Место командировки (город)

• Место командировки (компания)

• Цель командировки.

1.3 После получения задачи, сотрудник КДП-1 оформляет приказ на командировку по форме Т-9 и ожидает получения заявления и служебной записки от сотрудника.

2. НАПИСАНИЕ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ И ЗАЯВЛЕНИЯ

2.1. Руководитель сотрудника, который едет в командировку, оформляет служебную записку и заявление на выдачу денежных средств на командировку.  Для этого ему необходимо посчитать, какие затраты предстоят:

- на проживание;

- на проезд;

- на суточные (исходя из расчета 700 рублей за один день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, по территории РФ и 1500 рублей за один день за пределами РФ);

! Если работник может ежедневно возвращаться домой, то суточные не выплачиваются.

В случае необходимости оказания помощи в подборе билетов, проживания, разработки маршрутной логистики руководитель сотрудника имеет право обратится к начальнику отдела обеспечения основной деятельности управления по работе с персоналом.

2.2. Форма служебной записки и заявления располагается по адресу: \\proengroup.ru\рабочее\1У-01-ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ\01. ЗАЯВЛЕНИЯ И БЛАНКИ\КОМАНДИРОВКА

2.3. Служебную записку и заявление, подписывает их у себя и у непосредственного руководителя и передает в секцию КДП-1 через коммуникационный центр.

2.4. Сотрудник секции КДП-1, проверяет поступившие служебную записку и заявление (правильность формы, даты, соответствие с данными в приказе) и передает их вместе с приказом на подпись генеральному директору.

2.5. После того, как генеральный директор подписал приказ, служебную записку и заявление, сотрудник секции КДП-1 знакомит под подпись сотрудника, отправляющегося в командировку, с приказом.

2.6. Специалист секции КДП-1 передает служебную записку, заявление и копию приказа в бухгалтерию (секция РСК-7), а оригинал приказа с копиями заявления и служебной записки подшивает в соответствующую папку.

2.7. После этого специалист секции КДП-1 закрывает задачу в 1С:УНФ.

3. СОЗДАНИЕ ЗАКАЗА НА ПРИОБРЕТЕНИЕ В 1С: УНФ

3.1. Параллельно с написанием заявления, сотрудник, который едет в командировку, создает заказ на приобретение в программе 1С на сумму, указанную в заявлении согласно инструкции «Файл:Заказ на приобретение (создание) ред. 09.04.2024 .pdf»

3.2. Пример заполнения(текст):

3.3. Если командировка срочная и отсутствует время на согласование через финансовое планирование, сотрудник делает заявку на срочную оплату согласно инструкции "Файл:007 - 1С УНФ - Срочные платежи 31.05.2024 .pdf".

4. ПОЛУЧЕНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ОПЛАТА БИЛЕТОВ/ПРОЖИВАНИЯ

4.1. ВАЖНО! Сотрудник сначала осуществляет процедуру оформления денежных средств на командировочные расходы, получает денежные средства на банковскую карту, и только затем покупает билеты и оплачивает проживание.

4.2. Сотрудник получает денежные средства на банковскую карту, осуществляет покупку/бронирование билетов/проживания с сохранением подтверждающих документов (чеки).

5. КОМАНДИРОВКА

5.1. В командировке сотрудник берет в месте проживания подтверждающие документы.

5.2. Сотрудник сохраняет все билеты с отметками перевозчиков.

6. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1): Файл:Форма авансового отчета.xlsx

об израсходованных им суммах, руководствуясь инструкцией «002 Выдача подотчетных денежных средств». Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов.

6.2. К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

- документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;

- документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно;

- документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

6.3. Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, возмещается путем удержания из заработной платы работника с учетом предельной суммы удержания, установленной статьей 138 Трудового кодекса РФ.